Hausverwaltung wechseln

Eine Hausverwaltung zu wechseln kann auf den ersten Blick recht kompliziert und herausfordernd wirken. Doch mit der richtigen Vorgehensweise gelingt auch für Eigentümer, die zum ersten Mal einen Verwalterwechsel begleiten, der Übergang problemlos.

In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen mithilfe eines leicht umsetzbaren Leitfadens, wie ein Wechsel rechtssicher und unkompliziert gelingt. Wir gehen dabei auf verschiedene Ausgangsszenarien ein, die auch in scheinbar festgefahrenen Situationen einen Wechsel ermöglichen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

1. Wann & wie kann eine Hausverwaltung gewechselt werden
2. Leitfaden: Die 6 Schritte zum Wechsel der Hausverwaltung (inkl. Muster-Beschlussanträge)
   2.1 Neue Angebote einholen
   2.2 Eigentümerversammlung einberufen & Angebote zur Verfügung stellen
   2.3 Beschluss zur Abberufung der aktuellen Hausverwaltung
   2.4 Beschluss zur Kündigung des aktuellen Verwaltervertrags
   2.5 Beschluss über Wahl einer neuen Hausverwaltung
   2.6 Beschluss über Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags
3. Wie es nach dem beschlossenen Verwalterwechsel weitergeht
4. Sonderfall: Hausverwaltung wechseln per Umlaufbeschluss

1. Wann & wie kann eine Hausverwaltung gewechselt werden?

Eine Hausverwaltung kann jederzeit gewechselt werden. Hierfür ist kein wichtiger Grund notwendig. Ausschlaggebend ist § 26 Abs. 3 WEG. Dort heißt es:

Wichtig ist die gesetzliche Differenzierung zwischen Verwalterbestellung und Verwaltervertrag. Die Bestellung kann sofort beendet werden. Der Verwaltervertrag ist dadurch jedoch noch nicht beendet. Dieser endet spätestens sechs Monate nach Ablauf der Bestellung. Hierdurch wurde durch den Gesetzgeber die Sicherheit für Hausverwaltungen geschaffen, dass ein Vertrag nicht „über Nacht beendet wird“.

Diese Regelung ist allerdings auch eine Absicherung für Eigentümer und bedeutet letztendlich folgendes:

Unabhängig von der Vertragslaufzeit des aktuellen Verwaltervertrags und ohne notwendigen Grund, kann ein Verwalter nach entsprechendem Beschluss spätestens nach sechs Monaten gewechselt werden.

Liegt eine Pflichtverletzung der aktuellen Hausverwaltung vor, kann ein Vertrag auch fristlos gekündigt werden.

2. Leitfaden: In 6 Schritten Hausverwaltung wechseln

Wenn Sie Ihre Hausverwaltung wechseln möchten, sind folgende sechs Schritte notwendig:

1. Neue Angebote einholen
2. Eigentümerversammlung einberufen & Angebote zur Verfügung stellen
3. Beschluss zur Abberufung der aktuellen Hausverwaltung
4. Beschluss zur Kündigung des aktuellen Verwaltervertrags
5. Beschluss über Wahl einer neuen Hausverwaltung
6. Beschluss über Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags

1. Schritt: Neue Angebote einholen

Wenn Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft den Hausverwalter wechseln möchte, sollten Sie im ersten Schritt Angebote bei mehreren Hausverwaltungen einholen.

Wer muss neue Angebote einholen?
Die Zuständigkeit für das Einholen von neuen Angeboten liegt bei den Eigentümern des Objekts. Üblicherweise kümmert sich der Verwaltungsbeirat um die Kontaktaufnahme zu anderen Verwaltern. Ist aktuell kein Beirat gewählt, empfiehlt sich eine kurze Abstimmung zwischen den Eigentümern.

Wie viele Angebote müssen eingeholt werden?
Laut einem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 1. April 2011 (Az.: V ZR 96/10), müssen bei der Neubestellung eines Hausverwalters mehrere Angebote eingeholt werden. Diese Vorgabe gilt ausschließlich für die Neubestellung und nicht für die Verlängerung eines bestehenden Verwaltervertrags.

Das Ziel solcher Alternativangebote besteht darin, den Wohnungseigentümern eine Wahlmöglichkeit zwischen den Stärken und Schwächen der jeweiligen Leistungsangebote zu geben.

Im Urteil des BGH ist jedoch nicht genau definiert, was unter mehreren Angeboten zu verstehen ist. Üblich sind in der Praxis drei unterschiedliche Angebote.

Doch von der gängigen Praxis kann im Einzelfall auch abgewichen werden:

Was passiert, wenn nicht genügend Angebote eingehen?
Insbesondere kleine und mittlere WEGs stehen häufig vor der Herausforderung, eine neue Hausverwaltung zu finden. Sollte Ihre Eigentümergemeinschaft nicht auf drei Vergleichsangebote kommen, empfiehlt sich ein Nachweis über die Bemühungen, weitere Angebote zu erhalten (zum Beispiel per E-Mail versendete Anfrage).

Das Landgericht Dortmund schaffte mit einem Urteil vom 15.01.2016 (17 S 112/15). zudem eine Erleichterung für eben solche Situationen. Demnach können Wohnungseigentümer, die sich nicht an der Suche nach einem neuen Hausverwalter beteiligt haben, nicht gegen die Entscheidung der WEG zur Wahl einer Hausverwaltung mit dem Vorwurf zu weniger Vergleichsangebote klagen.

2. Schritt: Eigentümerversammlung einberufen

Nachdem Sie mit Ihrer WEG Vergleichsangebote für eine neue Hausverwaltung eingeholt haben, muss im nächsten Schritt die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung stattfinden, auf der die notwendigen Beschlüsse getroffen werden. Hierfür ist es notwendig, dass die Beschlussanträge als einzelne Tagesordnungspunkte aufgeführt werden.

Konkret bedeutet das: Für einen Verwalterwechsel müssen im Vorfeld der Eigentümerversammlung die entsprechenden Beschlussanträge als Tagesordnungspunkte im Rahmen der Agenda für die ETV an alle Eigentümer werden.

Folgende Tagesordnungspunkte werden benötigt:

1. Beschluss zur Abberufung der aktuellen Hausverwaltung
2. Beschluss zur Kündigung des aktuellen Verwaltervertrags
3. Beschluss über Wahl einer neuen Hausverwaltung
4. Beschluss über Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags

Wichtig: Auch die verschiedenen Vergleichsangebote über die möglichen neuen Hausverwalter müssen im Rahmen der Einladung versendet werden. Ausschlaggebend ist hierfür ein BGH Urteil vom 24.01.2020 (V ZR 110/19).

Demnach müssen zumindest die Namen und Eckdaten der Hausverwaltung im Vorfeld den Eigentümern zugesandt werden. Analog zur Eigentümerversammlung gilt hier eine Frist von mindestens 3 Wochen vor der Versammlung. Der BGH empfiehlt entweder die Angebote als solches, oder folgende Eckdaten im Vorfeld den Eigentümern zukommen zu lassen:

• Name der Verwaltung
• Laufzeit des Vertrags
• Höhe der Vergütung inkl. gegebenenfalls variabler Vergütungsbestandteile

So können die Beschlussanträge auf die Tagesordnung gesetzt werden:

Der unkomplizierteste Ansatz besteht darin, den aktuellen Verwalter direkt anzusprechen und ihn zu bitten, die entsprechenden Beschlussanträge für einen Verwalterwechsel auf die Tagesordnung zu setzen und die Angebote anzuhängen.

Welche Möglichkeiten gibt es, wenn der aktuelle Verwalter keine Eigentümerversammlung einberuft?
Wir erhalten häufig Anfragen von Eigentümern, die ihre Hausverwaltung wechseln möchten, jedoch vor dem Problem stehen, dass keine Eigentümerversammlung einberufen wird.

In solchen Fällen gibt es jedoch glücklicherweise unter § 24 Abs. 2-3 Wohnungseigentumsgesetz zwei gesetzlich klar geregelte Möglichkeiten:

Ein Verwalter ist also gesetzlich verpflichtet eine Versammlung durchzuführen, sofern die gesetzliche erforderliche Anzahl an Eigentümern dies fordert.

Sollte dies nicht geschehen, kann auch der gewählte Beirat eine Eigentümerversammlung einberufen.

Alternativ kann auch ein Eigentümer zur Einberufung einer ETV bemächtigt werden. Dies ist möglich über einen sogenannten Umlaufbeschluss. Hierauf gehen wir im letzten Abschnitt des Beitrags nochmal detaillierter ein.

Auch wenn der Weg zum Hausverwalterwechsel manchmal herausfordernd wirken kann, ist es dank der klaren rechtlichen Regelung für jede WEG möglich, auch bei einer Blockade durch den aktuellen Verwalter einen Wechsel zu vollziehen.

Wenn Sie mit Ihrer WEG die Eigentümerversammlung für den Wechsel der Hausverwaltung selbst ausrichten müssen, gilt es folgende Aspekte zu berücksichtigen

Das Wichtigste zur Eigentümerversammlung zusammengefasst:

• Die vier Beschlüsse für Abberufung & Kündigung, sowie der Beschluss zur Wahl und Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags müssen als jeweiliger Tagesordnungspunkt im Vorfeld benannt werden
• Die Einladung hat schriftlich und mindestens drei Wochen vor der Versammlung zu erfolgen
• Auch die Vergleichsangebote der potentiell neuen Hausverwaltungen müssen spätestens drei Wochen vor der Versammlung zugänglich gemacht werden
• Die Beschlüsse müssen während der Versammlung schriftlich festgehalten werden

Nachfolgend haben wir Ihnen zur Unterstützung die vier für den Verwalterwechsel notwendigen Tagesordnungspunkte als Muster formuliert:

Muster-Beschlussanträge um die Hausverwaltung zu wechseln

Wenn die oben genannten Tagesordnungspunkte durch Ihre WEG im Rahmen der gesetzlichen Fristen an alle Eigentümer versendet sind, ist der nächste Schritt die Eigentümerversammlung, wo über die Beschlussanträge abgestimmt wird.

3. Schritt: Abberufung der aktuellen Hausverwaltung

Der erste Tagesordnungspunkt für den Wechsel der Hausverwaltung ist die Abberufung der aktuellen Hausverwaltung.

Sowohl für diesen Beschlussantrag als auch die Kündigung des laufenden Vertrags ist jeweils eine einfache Mehrheit, also mehr als 50% der anwesenden oder vertretenen Stimmen notwendig.

Wichtig ist hier die Berücksichtigung der möglichen unterschiedlichen Stimmrechtsprinzipien. Denn im Gegensatz zu politischen Wahlsystemen kann es unter Umständen der Fall sein, dass Eigentümer mehr als nur eine Stimme haben.

Entscheidend ist folgende Differenzierung von Stimmrechtsprinzipien:

• Kopfstimmrecht
• Wertstimmrecht
• Objektstimmrecht

Was auf den Blick für zusätzliche Komplexität sorgt, ist grundsätzlich recht einfach.

In fast allen WEGs gilt das Kopfstimmrecht, sprich jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme. Auch wenn eine Einheit mehreren Eigentümern gehört, kann das Stimmrecht nur einheitlich ausgeübt werden (§ 25 Abs. 2 Satz 2 WEG).

Prüfen Sie also am besten im Vorfeld Ihre Gemeinschaftsordnung. Sollte hier kein abweichendes Stimmrecht vereinbart sein, gilt das Kopfstimmrecht.

Wenn sich Ihre WEG mehrheitlich einig ist, den aktuellen Verwalter abzubestellen, muss nur noch der entsprechende Beschluss verkündet und in das Protokoll aufgenommen werden.

Nachfolgend auch hierfür ein Muster wie ein Beschluss zur Abberufung der Hausverwaltung verkündet und im Protokoll verschriftlicht werden kann.

4. Schritt: Kündigung des Verwaltervertrags

Wie bereits zuvor angekündigt, muss nach der Beschlussfassung über die Abwahl des Verwalters auch eine Beschlussfassung über die Beendigung des Verwaltervertrags getroffen werden. Das hat folgenden Hintergrund:

Verwalterabberufung und Kündigung des Verwaltervertrags sind zwei unterschiedliche Rechtsvorgänge

Während die Verwalterabberufung und auch die Verwalterwahl Teil des § 26 WEG sind, ist der Verwaltervertrag ein privatrechtlicher Dienstleistungsvertrag

Zusammengefasst lässt sich sagen:

• Die Verwalterbestellung ist die amtliche Legitimation, dass der Verwalter der gewählte Vertreter der Gemeinschaft ist
• Der Verwaltervertrag regelt die wirtschaftlichen Beziehungen und die vertraglichen Pflichten des Verwalters

Nachdem der bisherige Hausverwalter im Rahmen des ersten Beschlussantrags abberufen wurde, folgt nun also der Beschlussantrag für die Kündigung des Verwaltervertrags.

Auch hier genügt eine einfache Mehrheit mit mehr als 50% der abgegebenen Stimmen. Für die Rechtswirksamkeit muss der Beschluss zur Kündigung des Verwaltervertrags verkündet und im Protokoll verschriftlicht werden. Wir haben Ihnen nachfolgend auch hier jeweils einen Musterbeschluss für die Kündigung des Verwaltervertrags formuliert.

5. Schritt: Wahl einer neuen Hausverwaltung

Nachdem die alte Hausverwaltung abberufen und der laufende Vertrag gekündigt wurde, geht es nun an den eigentlichen Wechsel. Hierzu muss eine neue Hausverwaltung gewählt werden.

In der Eigentümerversammlung sollten an dieser Stelle durch den Versammlungsleiter nochmal ausführlich die jeweiligen Vertragsangebote vorgestellt werden. Im Anschluss werden die jeweiligen Verwalter zur Wahl gestellt.

Welche Mehrheiten werden für einen Verwalterwechsel benötigt?

Während für die Abberufung eine einfache Mehrheit genügt, müssen bei der Neubestellung eines Verwalters zwei unterschiedliche Mehrheitstypen berücksichtigt werden:

• Relative Mehrheit
• Absolute Mehrheit 

Wenn sich Ihre Eigentümergemeinschaft für einen Verwalter entschieden hat, muss auch dieser Beschluss verkündet und schriftlich festgehalten werden.

Mit diesem Schritt hat Ihre WEG erfolgreich einen neuen Verwalter bestellt.

Nachfolgend finden Sie einen beispielhaften Beschluss für die Wahl einer neuen Hausverwaltung inklusive Abstimmungsergebnis.

6. Schritt: Beschluss über Unterzeichnung des Verwaltervertrags

Nun folgt der sechste und damit letzte Schritt zum Wechsel der Hausverwaltung: Die Unterzeichnung des neuen Verwaltervertrags.

Wie im Abschnitt „Kündigung des Verwaltervertrags“ beschrieben, handelt es sich bei der Bestellung und bei der Unterzeichnung des Verwaltervertrags um rechtlich betrachtet zwei separate Vorgänge.

Folglich macht es Sinn, für die Unterzeichnung des Verwaltervertrags einen einzelnen Beschluss zu fassen. In diesem Zusammenhang sollte auch geklärt werden, wer den Vertrag unterzeichnen soll.

Wer unterschreibt den Verwaltervertrag?

Hierzu gibt es eine klare gesetzliche Regelung. Gemäß § 9b Abs. 2 WEG ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats dazu berechtigt, die WEG zu vertreten. Alternativ kann auch ein einzelner Eigentümer per Beschluss dazu befugt werden.

Der finale Schritt um den Hausverwalterwechsel abzuschließen ist also der Beschluss, der einen oder mehrere Eigentümer bzw. Vertreter der Gemeinschaft dazu befugt, den Verwaltervertrag zu unterschreiben.

Auch hier haben wir Ihnen zwei Musterbeschlüsse zur Unterzeichnung des Verwaltervertrags formuliert. Analog der vorherigen Beschlüsse gilt, dass auch hier der Beschluss verkündet und im Protokoll festgehalten werden muss.

3. Wie es nach dem beschlossenen Verwalterwechsel weitergeht

Wenn Sie die 6 Schritte zum Wechsel der Hausverwaltung absolviert haben, ist es offiziell geschafft. Zum gewählten Zeitpunkt werden Sie eine neue Hausverwaltung haben.

Nachfolgend gehen wir noch auf einige wichtige Besonderheiten beim Übergang zwischen der alten und neuen Hausverwaltung ein:

3.1 Pflichten des abberufenen Verwalters

Die abberufene Hausverwaltung ist dazu verpflichtet, für einen problemfreien Übergang zur neuen Verwaltung zu sorgen. Hierfür gibt es verschiedene flankierende Urteile, die den Übergangsprozess rechtlich regeln.

Wer muss die fehlende Jahresabrechnung erstellen?
Antwort: Für das abgelaufene Wirtschaftsjahr der bisherige Verwalter.

Laut einem Urteil des BGH vom 16.02.2018, (Az.: V ZR 89/17) ist derjenige Verwalter zur Abrechnung verpflichtet, der im Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht der Amtsinhaber ist. Wenn der Verwalter im Laufe eines Jahres ausscheidet, schuldet der alte Verwalter dennoch die Abrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, unabhängig davon, ob zum Zeitpunkt des Ausscheidens schon die Abrechnungen fällig waren. Wenn ein Hausverwalter zu Ende des Jahres abberufen wird, schuldet er jedoch für dieses Wirtschaftsjahr jedoch keine Abrechnung mehr.

Wie läuft die Herausgabe der Unterlagen?
Antwort: Unverzüglich und unentgeltlich im Original durch die bisherige Verwaltung.

Bei einem Verwalterwechsel muss die bisherige Hausverwaltung ohne schuldhaftes Zögern sämtliche Unterlagen im Original an die Wohnungseigentümergemeinschaft übergeben. Ausschlaggebend ist hierfür § 667 Herausgabepflicht BGB.
In der Praxis wird die WEG regelmäßig durch den neuen Verwalter vertreten, sodass die Unterlagen zwischen den Verwaltungen ausgetauscht werden. Auch digitale Unterlagen müssen unentgeltlich mittels Datenträger übergeben werden. (Landgericht (LG) Itzehoe, Urteil vom 22.07.2014, Az.: 11 S 62/13).

Wie werden die Konten übertragen?
Antwort: Die alten Konten können in den meisten Fällen weiter verwendet werden.

Wenn Ihre WEG bislang ein auf den Namen Ihrer WEG lautendes Konto hatte, kann dies auch beim Verwaltungswechsel bestehen bleiben. Hierfür muss lediglich die Bank über den Verwalterwechsel informiert werden. Sollten die Gelder Ihrer WEG bislang nicht auf einem eigenen WEG Konto, sondern bei der Verwaltung geführt worden sein (dies ist nicht rechtskonform), ist eine Neueröffnung notwendig. Gegebenenfalls empfiehlt die neue Hausverwaltung auch aus organisatorischen Gründen einen Wechsel hin zu der Bank, mit der die neue Verwaltung das Banking abwickelt.

4. Sonderfall: Hausverwaltung wechseln per Umlaufbeschluss

An dieser Stelle möchten wir nochmal auf einen Sonderfall beim Wechsel der Hausverwaltung hinweisen: Den Wechsel per Umlaufbeschluss

Warum die Hausverwaltung per Umlaufbeschluss wechseln?
Der große Vorteil am Wechsel per Umlaufbeschluss ist die Tatsache, dass keine Eigentümerversammlung benötigt wird.

Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn beispielsweise durch die aktuelle Verwaltung keine Versammlung durchgeführt wird.

Welche Herausforderungen hat ein Verwalterwechsel via Umlaufbeschluss?
Die größte Herausforderung ist die benötigte Einstimmigkeit. Das bedeutet, dass ausnahmslos alle Eigentümer den Beschlüssen zustimmen müssen. Selbst Enthaltungen oder aber auch ausbleibende Reaktionen gelten nicht als einstimmig, wodurch der Umlaufbeschluss ungültig wird.

Während also bei einer herkömmlichen Versammlung eine einfache Mehrheit genügt, ist die benötigte Hürde bei einem Umlaufbeschluss deutlich höher. Ein Knackpunkt ist vor allem die Wahl des neuen Verwalters, da selbst bei verschiedenen Angeboten im Rahmen eines Umlaufbeschlusses Einstimmigkeit herrschen müsste. Dies ist in der Praxis in der Regel nicht der Fall.

Für wen eignet sich diese Vorgehensweise?
Ein Verwalterwechsel mittels Umlaufbeschluss empfiehlt sich daher insbesondere für kleinere WEGs, die untereinander gut vernetzt sind.

Wie kann der Verwalterwechsel per Umlaufbeschluss durchgeführt werden?
Für die Durchführung ist die Textform erforderlich. E-Mail, SMS oder WhatsApp reichen aus.

Hinweis: Früher war für das Umlaufverfahren die Schriftform, also die Zustimmung über die persönliche Unterschrift notwendig. Dies ist nach einer Gesetzesform angepasst worden, sodass mittlerweile ausschließlich die Textform benötigt wird (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG).

Wie kann trotz der benötigten Einstimmigkeit eine Verwalterwahl mittels Umlaufverfahren ermöglicht werden?
Wenn Sie mit Ihrer Eigentümergemeinschaft Ihre Hausverwaltung wechseln möchten, der aktuelle Verwalter sich jedoch weigert, eine Versammlung einzuberufen, ist der Umlaufbeschluss ohne Frage eine gute Wahl. Während die für die Abwahl benötigte Einstimmigkeit bei gemeinschaftlicher Unzufriedenheit mit dem aktuellen Verwalter oftmals noch erreicht wird, scheitert das Verfahren jedoch zumeist an der auch bei der Neuwahl benötigten Einstimmigkeit.

Der Trick:
Verlagern Sie die Neuwahl des Verwalters in eine Eigentümerversammlung in Präsenz. Hierfür ist es notwendig, dem Umlaufbeschluss einen weiteren Beschluss anzuhängen, der Sie oder aber einen anderen Wohnungseigentümer dazu ermächtigt, eine Eigentümerversammlung einzuberufen.

Auch hierfür ist selbstverständlich eine Einstimmigkeit erforderlich, sodass sich diese Variante ebenfalls nur für WEGs einigt, die sich ohnehin über die weitere Richtung einig sind.

Dennoch stellt diese Variante insbesondere für WEGs in denen keine durch den Verwalter einberufene ETV stattfindet, eine valide Option dar, dennoch eine Eigentümerversammlung herbeizuführen auf der die oben genannten Beschlüsse zur Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags, sowie die Neuwahl und Berechtigung zur Unterschrift des neuen Verwaltervertrags getroffen werde können.