WEG Verwaltung
Professionelle Verwaltung
von Eigentümergemeinschaften ab 5 Einheiten
- Verlässlicher Service vor Ort
- Persönlicher Ansprechpartner mit Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden (werktags)
- Digitales Eigentümerportal für Unterlagen & Kommunikation
- Transparenz über alle Vorgänge zu Ihrer WEG
Zuverlässige Verwaltung in allen Bereichen des Wohnungseigentumsgesetzes. Online-Portal und Service vor Ort kombiniert.
Für maximale Transparenz
Diese Aufgaben übernehmen wir bei der WEG Verwaltung
Nachfolgend geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in alle Tätigkeiten, die im Rahmen der WEG Verwaltung zu den Aufgaben ordnungsgemäßer Verwaltung gehören. Ordnungsgemäße Verwaltung ist im Wohnungseigentumsgesetz der Überbegriff für alle Pflichten die ein WEG Verwalter zu erfüllen hat.
Finanzen & Abrechnung
Kaufmännische Verwaltung
- Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
- Erstellung von Betriebskostenabrechnungen
- Verwaltung von allen Kontenarten (Giro-/Festgeld-/Sparkonten) sowie Prüfung von Geldeingängen und Geldausgängen
- Begleitung von Inkassoverfahren, Liquidationsplanung sowie Wirtschaftlichkeitsrechnungen inklusive Rechenschaftslegungen gegenüber Eigentümern
- Rechnungskontrolle und Belegprüfung
- Berechnung von Sonderumlagen
- Assistenz bei Wohnungsveräußerungen
- Regelung sämtlicher Personalangelegenheiten der Angestellten der WEG inklusive Meldung bei Sozialversicherungsträgern / Krankenversicherungen / Finanzamt und Bearbeitung der Lohnzahlungen
Technische Anlagen & Gebäudeinstandhaltung
Technische Verwaltung
- Überwachung des technischen Zustands Ihres Objekts inklusive Schadensdokumentationen durch wiederkehrende Begehungen
- Erfassung von Verbrauchswerten oder Implementierungen von digitalen Ablesemöglichkeiten
- Planung, Vergabe, Beauftragung, Überwachung und Abrechnung, Rechnungskontrolle, gegebenenfalls Mängelrügen sowie die Prüfung der Einhaltung von Dienstleistungen
- Überwachung und Sicherstellung von Verkehrssicherungspflichten
- Beauftragung und Einweisung von Sachverständigen und Handwerkern
- Erstellung einer Schadensmeldung gegenüber Versicherer und Verursacher sowie die Abrechnung von Versicherungen
- Schlüsselbestellungen
Compliance & Rechtliche Vertretung
Rechtliche Verwaltung
- Verhandlung über Inhalte sowie Konditionen von Verträgen sowie deren Prüfung (zum Beispiel Wartungsverträge)
- Vertretung der Eigentümergemeinschaft in rechtlichen Belangen
- Einbeziehung geltenden Rechts (BGB / Landesbauverordnung / Betriebssicherheitsverordnung / AGB / WEG / Heizkostenverordnung / Feueranlagenverordnung / Heizanlagenverordnung) in alle Belange der Eigentümergemeinschaft
- Verhandlung und Beschaffung rechtlicher Genehmigungen
- Klageerhebung bei Zahlungsrückständen eines Eigentümers
- Rechtsdienstleistungen (§5 Rechtsdienstleistungsgesetz) sowie die Unterstützung von Gerichtsterminen / Hausgeldklagen / Beschlussanfechtungen inklusive der Korrespondenz mit Anwälten und Gerichten
- Teilnahme an Gerichtsterminen
Kommunikation & Zusammenarbeit
Organisatorische Verwaltung
- Teilnahme an Ortsterminen und Begehungen
- Anberaumung und Planung von Eigentümerversammlungen
- Durchführung von Eigentümerversammlungen
- Erstellung von Protokollen und Beschlussniederschriften der Eigentümerversammlungen
- Implementierung von Prozessverbesserungen zur Vermeidung von Fristverstößen und Rechtsnachteilen
- Kommunikation mit Eigentümern sowie bei Bedarf mit Mietern
- Aufstellung und Einhaltung sowie ggfs. Anpassung der Hausordnung
- Anfertigung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
- Bearbeitung des Beschwerdemanagements
Häufige Probleme in der WEG Verwaltung
Viele unserer Neukunden berichten von folgenden Problemen mit ihrer bisherigen WEG Verwaltung
Schlechte Erreichbarkeit
- Bei Fragen oder Problemen nicht erreichbar
- Ausbleibende Antworten auf Anfragen
- Wechselnde Ansprechpartner
Mangelnde Beschlussumsetzung
- Beschlüsse werden nicht umgesetzt
- Herausforderungen werden nicht nachhaltig gelöst
- Keine proaktiven Vorschläge durch den Verwalter
Intransparente Verhältnisse
- Unterjährige Finanzen unbekannt
- Verwendung der Verwalterpauschale nicht nachvollziehbar
- Kein Kostencontrolling zur Reduzierung der Nebenkosten
Was wir bei Vonitum anders machen
Bei Vonitum setzen wir einerseits auf die klassische Verwaltung vor Ort und kombinieren diese andererseits mit digitaler Effizienz wie unserem Online-Portal, um maximale Transparenz und Erreichbarkeit zu gewährleisten.
Als weitere Komponente haben wir interne Fachexperten, die Ihnen mit Rat und Tat proaktiv zu allen Fragestellungen rund um Ihre Immobilie zur Verfügung stehen.
Transparent
Sämtliche Beschlüsse, WEG Finanzen und Vorgänge sind jederzeit uneingeschränkt über unser Online-Portal für Sie einsehbar.
Erreichbar
Bei uns haben Sie einen persönlichen Ansprechpartner – sowie eine Antwort innerhalb von 24 Stunden (werktags).
Zuverlässig
Beschlüsse werden wir vereinbart umgesetzt und Sie als Eigentümer proaktiv über wichtige Themen und Vorkommnisse informiert.
Digitalisiert
Durch unser Online-Portal haben Sie jederzeit volle Transparenz. Dennoch sind wir selbstverständlich auch vor Ort für Sie da.
Zusammenarbeit mit Beiräten und Bewohnern
Wir kommunizieren verlässlich und transparent mit allen Beteiligten
Die WEG Verwaltung erfordert viele verschiedene Interessengruppen zu berücksichtigen und in die Entwicklung der Immobilie mit einzubinden. Unserer Erfahrung nach ist dies mit die wichtigste Komponente zu einem angenehmen Miteinander und vor allem einem reibungslosen Betrieb der Immobilie.
Beiräte
Wir schätzen das ehrenamtliche Engagement von WEG Beiräten sehr und möchten sicherstellen, dass Sie von uns die optimale Unterstützung zur Ausübung Ihrer Tätigkeit erhalten:
- Digitale Bereitstellung aller Prüfunterlagen
- Offene & transparente Kommunikation
- Kostenlose Online-Seminare für Beiräte
Vollumfänglich abgesichert
Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden im Rahmen der Arbeit als Beirat durch die Vonitum WEG Verwaltung kostenlos inkludiert
Bewohner
Bewohner der WEG können sowohl Sie als Eigentümer als auch externe Mieter sein. Damit trotzdem alle Beteiligten auf dem gleichen Wissenstand sind, bieten wir mit Vonitum folgende Services:
- Kostenlose App
- Digitales Schwarzes Brett mit Infos zu geplanten Maßnahmen
- Schadensmeldung direkt über das Smartphone
- Verlässliche Erreichbarkeit durch persönlichen Objektbetreuer